Funcionamiento del Centro

5.1 Manual de gestión de los procesos en el Colegio Ntra. Sra. Del Carmen, Portugalete.

  1. Criterios para la asignación de objetivos anuales para los indicadores definidos en los procesos: el Centro empleará los siguientes criterios a la hora de determinar el valor “planificado anual” para los diferentes indicadores:
  2. Definición de “mini-CMI” asignado a cada uno de los equipos de trabajo/gestión/mejora/proceso existentes en el Colegio, de modo que se identifica si dichos equipos deben realizar un análisis de las mediciones con carácter trimestral (señalados con una “T”) o anual (señalados con una “A”).
  3. Recogida de todos los indicadores del sistema de gestión (indicadores de proceso e indicadores del plan estratégico) en el Cuadro de Mando Integral, donde se indica para cada indicador: su código, su definición, los resultados de Euskalit (promedio y mejor), el nivel planificado en el Centro y los resultados en el Centro. Todo ello con carácter anual, y acumulando una serie de, al menos, cuatro cursos escolares.
    1. Datos Generales del proceso: contraste con los grupos de interés, misión del proceso, identificación del propietario del proceso, y alcance (entradas, recursos, personas implicadas y salidas).
    2. Diseño del proceso: mediante un flujograma o un diagrama de la estructura del proceso.
    3. Descripción del método operativo o procedimientos de trabajo: indicándose actividades del proceso, descripción de éstas (requisitos/criterios para su ejecución), fecha o plazo de ejecución, responsable de cada actividad, modelos o documentos a utilizar para realizar la actividad, salidas o evidencias que se generan a partir de la ejecución de cada actividad.
    4. Indicadores del proceso: de satisfacción, rendimiento o control del proceso. Para cada indicador se definirá la mecánica de recogida de sus mediciones, indicándose su frecuencia de medición, la segmentación, el responsable de medición y la fuente de medición.
    5. Anexos que completen la información del proceso.
  4. Descripción de los elementos relevantes de un proceso en la Ficha de proceso, donde se indica:
  5. Designación de propietarios de proceso, para cada uno de los identificados en el mapa. Los propietarios de proceso se encargan de: documentar actualizadamente el proceso, asegurar la correcta implantación, resolver las incidencias de su aplicación, medir o asegurar la medición de los indicadores de eficacia de cada proceso, analizar los resultados –mediante la Memoria del Proceso- y hacer propuestas de mejora.
  6. Identificación de la estructura de procesos del Colegio en Mapa de Procesos, alineado con la estrategia y con la Misión, Visión y Valores.
    1. Mirando la evolución de la serie “histórica” de mediciones del indicador en el Colegio, como mínimo mantener los resultados excelentes (sin olvidar que el propósito final es la mejora continua) o mejorar los resultados con tendencia descendente
    2. Comparando los resultados de las mediciones del Centro con los resultados medios  disponibles (Euskalit o Hijas de la Caridad de Santa Ana Provincia Ntra. Sra. Del Sagrado Corazón), mejorar el resultado del Centro hasta alcanzar esas medias.
    3. Una vez conseguidos los resultados medios de Euskalit y/o Congregación, se compara los resultados de las mediciones del Centro con los mejores resultados disponibles de Euskalit, mejorar el resultado del Centro hasta alcanzar el resultado de Euskalit. Si se alcanza ese resultado el objetivo se mantiene en esa puntuación., sin olvidar que el propósito final es la mejora continua.
    4. El Centro considera que un 7 es un buen resultado, 8 es un resultado muy bueno y 9 es un resultado excelente, pero se marcan los objetivos desde la realidad del Centro y podría ser que sin llegar a un 7 pueda ser un buen resultado.
    5. El valor a incrementar en la mejora del resultado de un curso a otro lo marca el propietario de proceso teniendo en cuenta las acciones planificadas y los aspectos observados del entorno.
    6. Siempre se tendrá presente las metas estratégicas establecidas para los indicadores asociados al plan estratégico
  7. Seguimiento de los procesos: mediante la observación y análisis de la implantación de los procesos por parte de los propietarios. Para resolver incidencias durante su aplicación, se realizan reuniones de propietarios de proceso y se impulsan propuestas de mejora.
  8. Evaluación y mejora de los procesos: mediante la elaboración de una Memoria de proceso, donde se indican:
    1. Identificación general del proceso: código, nombre, propietario y curso
    2. Resultados de los indicadores del proceso: extracto del CMI referido a dicho proceso
    3. Análisis gráfico: mediante diagramas de barra de los principales valores de los indicadores del proceso, y valoración general del propietario sobre los resultados del proceso
    4. Cumplimiento o Incidencias sobre la aplicación del proceso
    5. Valoración cualitativa del proceso
    6. Propuestas de mejora
    7. Firma, fecha e identificación del propietario del proceso
  9.  Tratamiento de las Mejoras:
    1. Las mejoras propuestas se recogen de: 1 las reuniones de los equipos de trabajo (a.-  equipos de trabajo de coordinación transversal de todo el profesorado b.-  equipos de trabajo de coordinación vertical-horizontal  c.- equipos de trabajo coordinación de etapas y ciclos) del 1º, 2º y 3º trimestre  , 2 de las propuestas realizadas en las encuestas del alumnado, familias, profesorado, aliados, proveedores y personal de administración y servicios, 3 de los procesos, 4 del documento de sugerencias y reclamaciones del cliente, 5 de autoevaluaciones, contrastes y auditorías, con todas ellas, la dirección del centro toma las  decisiones oportunas y las devuelve de nuevo a la fuente de donde provienen, con el fin de informar de las decisiones adoptadas. En dicho documento también se marca el seguimiento de las mejoras, es decir, el responsable de llevar adelante dicha mejora marca con un ok, si está realizada la mejora en el primer trimestre, segundo trimestre o en la evaluación final del curso, las mejoras que no se realizan en el curso se dejan para la planificación del curso siguiente. Todas las mejoras junto con la decisión de la dirección del centro se trasladan al proceso correspondiente, independientemente de la fuente que haya propuesto dicha mejora, con el fin de que el propietario esté informado de todas las mejoras de su proceso

Todo este funcionamiento está basado en el Plan anual del Centro y en el Proyecto educativo del Centro del año en curso.

También este funcionamiento tiene en cuenta el funcionamiento de las coordinaciones transversales guardadas dentro de los procesos, las coordinaciones de verticales-horizontales, las coordinaciones de etapas, las tutorías y a todo el profesorado, además del funcionamiento que se sigue para guardar toda la documentación en el Centro.

La documentación está guardada dentro de Calidad en el OneDrive en los procesos correspondientes y carpetas correspondientes, pero además hay una fuente de documentos muy importante que marcan la estructura de qué manera está guardada toda la información marcando los las carpetas y responsables. En la carpeta pen-drive, contenidos y códigos y dentro de esta carpeta están las tres que estructuran las coordinaciones verticales, coordinaciones de etapas y las tutorías.

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